Mediante Acuerdo de Sala Plena Nro. 06-2020, se han aprobado los siguientes criterios de observancia obligatoria:
I. USO DE VIDEOCONFERENCIA U OTRA FORMA DE CONFERENCIA ELECTRÓNICA EN LAS DISTINTAS ACTUACIONES DEL TRIBUNAL FISCAL.
1. Aprobar el uso de videoconferencia u otra forma de conferencia electrónica en las distintas actuaciones del Tribunal Fiscal.
II. ACCIONES REFERIDAS A LAS SESIONES DE SALA COMO CONSECUENCIA DE LA EMERGENCIA SANITARIA O MIENTRAS QUE EL SECRETARIO RELATOR O UNO O MÁS VOCALES QUE CONFORMAN LA SALA ESPECIALIZADA REALICEN TRABAJO REMOTO O MIXTO
2. Aprobar las siguientes acciones en las Sesiones de Sala:
2.1 Las Salas Especializadas podrán sesionar por lo menos una vez por semana en las instalaciones del Tribunal Fiscal o por acceso remoto.
2.2 Como consecuencia de la emergencia sanitaria o mientras que el secretario relator o uno o más vocales que conforman la Sala Especializada realicen trabajo remoto o mixto se podrá hacer uso de la videoconferencia u otra forma de conferencia electrónica para llevar a cabo las sesiones de Sala Especializada.
Para tal efecto, luego de coordinar con los vocales, el presidente de Sala indicará al secretario relator la fecha y hora de la sesión. Los vocales remitirán al secretario relator, con copia a los demás vocales de su sala, el listado de los expedientes a sesionar, hasta un día hábil antes de la fecha fijada para la sesión, debiendo guardar los proyectos de resoluciones a ser debatidos en la sesión en la carpeta compartida de la Sala a utilizarse para tal fin.
Tratándose de expedientes con descriptor urgente, los vocales coordinarán en caso sea necesario sesionar con una anticipación menor.
2.3 En caso que deba completarse Sala, el secretario relator remitirá por correo electrónico al vocal que completará la sesión los proyectos que serán materia de debate.
2.4 El día de la sesión, el secretario relator iniciará la reunión por videoconferencia u otra forma de conferencia electrónica, luego de lo cual, procederá a abrir la sesión en el Sistema de Información del Tribunal Fiscal – SITFIS y a cerrarla cuando dicha sesión concluya.
2.5 Cada Sala tomará las acciones para brindar las facilidades cuando los vocales requieran la revisión del expediente.
2.6 En las actas de sesión se dejará constancia de que esta se llevó a cabo por videoconferencia u otra forma de conferencia electrónica y podrán ser firmadas por los vocales y el secretario relator que participaron en ella digitalmente o en forma física.
III. ACCIONES REFERIDAS A LAS DILIGENCIAS DE INFORME ORAL COMO CONSECUENCIA DE LA EMERGENCIA SANITARIA O MIENTRAS QUE EL SECRETARIO RELATOR O UNO O MÁS VOCALES QUE CONFORMAN LA SALA ESPECIALIZADA REALICEN TRABAJO REMOTO O MIXTO.
3. Diligencias de informe oral:
3.1 Como consecuencia de la emergencia sanitaria o mientras que el secretario relator o uno o más vocales que conforman la Sala Especializada realizan trabajo remoto o mixto se podrá hacer uso de la videoconferencia para el desarrollo de las diligencias de informe oral, notificándose a las partes la fecha y hora de la diligencia así como la obligación de presentar la información y/o documentación contenida en el punto 3.3 en el plazo establecido.
3.2 La programación de informes orales se publicará en la página web del Tribunal Fiscal.
3.3 Cada una de las partes remitirá por la mesa de parte virtual del Tribunal Fiscal la siguiente información y/o documentación:
1. Nombre de la(s) persona(s) que informarán en la diligencia. Atendiendo a la situación de emergencia, por cada una de las partes informarán como máximo dos (2) personas. De ser el caso, el contribuyente o su representante legal así como un representante de la Administración Tributaria pueden participar como oyentes.
2. De ser el caso, los documentos que acrediten la representación (escaneados), incluyendo el documento de identidad. Si las personas que informarán en la diligencia en representación de las partes ya están acreditadas en el expediente, deberá indicarse ello.
3. La cuenta de correo electrónico al que se remitirá el enlace necesario para llevar a cabo la diligencia de informe oral.
Dicha información y/o documentación debe ser remitida con no menos de dos (2) días hábiles de anticipación a la fecha programada y será agregada al expediente. Si no se cumple con remitir la información con dicha anticipación, las personas respecto de las cuáles no se hubiera remitido la anotada información y/o documentación no podrán informar en la diligencia.
Excepcionalmente, y considerando el plazo establecido en el párrafo anterior, si las partes presentan la información y/o documentación requerida a través de la mesa de partes física del Tribunal Fiscal, esta será remitida en el día al secretario relator de la Sala Especializada por correo electrónico.
3.4 El día hábil anterior a la fecha de la diligencia el secretario relator remitirá por correo electrónico a los vocales y a las partes el enlace necesario para iniciar la videoconferencia. A la hora programada, el secretario relator dará inicio a la videoconferencia, a la que ingresarán en primer lugar los vocales. Una vez que el secretario relator y los vocales hayan ingresado, el secretario relator otorgará el ingreso a las partes, quienes a efecto de la acreditación a la que hace referencia el punto 3.3., deberán mostrar su documento de identidad. Una vez iniciado el informe oral, no se permitirá el ingreso de otra persona a dicha diligencia.
3.5 Si durante la reunión la conexión de cualquiera de los participantes se interrumpe y no puede reestablecerse en forma inmediata o si la frecuencia de las interrupciones no permite llevar a cabo la diligencia en forma adecuada, cualquiera de las partes podrá solicitar su reprogramación, caso en el cual, la Sala, luego de evaluar la situación, ordenará a través de su presidente la suspensión de la diligencia para su reprogramación. Sin perjuicio de lo indicado, la Sala, de oficio, por los mismos motivos, podrá suspender la diligencia a fin de reprogramarla.
El secretario relator emitirá un acta informando lo sucedido en caso se suspenda la diligencia de informe oral para su reprogramación por los motivos antes indicados, la que será anexada al expediente y remitida a las partes al correo electrónico indicado en el numeral 3 del punto 3.3, notificándose a las partes una nueva citación.
3.6 La diligencia de informe oral no será grabada por parte del Tribunal Fiscal.
3.7. En la constancia de la diligencia de informe oral se agregará que se llevó a cabo por videoconferencia y será firmada digitalmente por el secretario relator, no requiriéndose en este caso la firma de las partes, a quienes se remitirá la constancia al correo electrónico indicado en el punto 3.3.
IV. ACCIONES REFERIDAS AL RETIRO DE EXPEDIENTES FUERA DE LAS SEDES DEL TRIBUNAL FISCAL.
4. Retiro de expedientes fuera de las sedes del Tribunal Fiscal:
4.1 Aprobar, por excepción, el retiro y traslado de expedientes fuera de las sedes del Tribunal Fiscal para que puedan ser trabajados por los vocales, secretarios relatores, asesores de las Salas Especializadas y asesores de la Oficina de Asesoría Contable que realicen trabajo remoto o mixto como consecuencia de la emergencia sanitaria, con la finalidad de resolver dichos expedientes o lo que conlleve a su despacho, quienes serán responsables de su integridad y custodia fuera de las instalaciones del Tribunal Fiscal.
4.2 Para tal efecto, el Vocal que tiene asignado el expediente remitirá un correo electrónico a Vocalía Administrativa autorizando el retiro del expediente adjuntando un formato con la siguiente información: 1. Número de expediente, 2. Si se requiere el expediente completo o algunos tomos (señalándose el número de tomo), 3. Nombre del vocal, secretario relator, asesor de la Sala Especializada o asesor de la Oficina de Asesoría Contable encargado de trabajar el expediente y 4. Nombre del vocal, secretario relator, asesor de la Sala Especializada, asesor de la Oficina de Asesoría Contable o de la persona que preste servicios al Tribunal Fiscal que lo recogerá.
Vocalía Administrativa remitirá el formato al personal de vigilancia del Tribunal Fiscal, autorizando su salida.
4.3 La Sala Especializada dejará constancia en los sistemas de información del Tribunal Fiscal del retiro de los expedientes a efecto de conocer su ubicación en todo momento y llevar un control. Dicha información será actualizada cuando el expediente sea devuelto.
4.4 El personal de vigilancia controlará que lo que se retira del Tribunal Fiscal coincida con los datos del formato remitido por Vocalía Administrativa. De igual forma al devolverse el expediente, el personal de vigilancia controlará si lo devuelto es conforme con lo que fue retirado.
4.5 En caso que ingrese por la mesa de partes física un escrito que corresponde a un expediente que ha sido retirado del Tribunal Fiscal, se registrará en el Sistema de Información del Tribunal Fiscal – SITFIS y será remitido a la sala que corresponda. En la Sala se procederá a escanear el escrito para guardarlo en una carpeta electrónica que puede ser objeto de consulta y se procederá a informar por correo electrónico al vocal que tiene asignado el expediente y al secretario relator. El secretario relator revisará el escrito y dispondrá que sea anexado al expediente cuando este sea devuelto a las instalaciones del Tribunal Fiscal. En caso de expedientes que correspondan a Salas Especializadas ubicadas en la sede de San Isidro, el personal de mesa de partes escaneará el escrito y lo remitirá por correo electrónico al vocal que tiene asignado el expediente y al secretario relator. Si el escrito ingresó por la mesa de partes virtual, se imprimirá y anexará al expediente cuando sea devuelto a las instalaciones del Tribunal Fiscal.
V. ACCIONES REFERIDAS A LA ATENCIÓN AL USUARIO.
5. Atención al usuario:
5.1 Revisión de expedientes: Los usuarios que deseen revisar expedientes obtendrán una cita a través de la página web del Tribunal Fiscal. Las citas se programarán por lo menos con dos días hábiles de anticipación y conforme con la cantidad de citas disponibles al día, de acuerdo al aforo permitido y las reglas de distanciamiento social. La cantidad de citas y los días en los que se revisarán expedientes será establecida mediante Memorando de Presidencia considerando lo informado por las Salas, las medidas de distanciamiento social y el aforo permitido en las instalaciones del Tribunal Fiscal, lo que será informado a los usuarios a través de la página web del Tribunal Fiscal.
5.2 Atención a usuarios por parte de Secretarios Relatores: Para la atención de secretarios relatores los usuarios obtendrán una cita a través de la página web del Tribunal Fiscal. Los horarios de citas y su duración serán establecidos mediante Memorando de Presidencia considerando lo informado por las Salas, lo que será informado a los usuarios a través de la página web del Tribunal Fiscal. La atención de los Secretarios Relatores se realizará por videoconferencia y de no ser posible, por vía telefónica.
5.3 Ingreso de usuarios a las sedes del Tribunal Fiscal: Los usuarios que ingresen a las instalaciones del Tribunal Fiscal deberán seguir las instrucciones que les sean brindadas sobre medidas de higiene y distanciamiento social, de acuerdo con lo señalado por el Anexo N° 2 de la Resolución Ministerial N° 154-2020-EF/43 y normas que la modifiquen o sustituyan.
VI. PROCEDIMIENTO Y APROBACIÓN DE ACUERDOS DE SALA PLENA COMO CONSECUENCIA DE LA EMERGENCIA SANITARIA O MIENTRAS QUE UNO O MÁS VOCALES ESTÉN REALIZANDO TRABAJO REMOTO O MIXTO
6. Procedimiento y aprobación de Acuerdos de Sala Plena como consecuencia de la emergencia sanitaria o mientras que uno o más Vocales estén realizando trabajo remoto o mixto:
6.1 Las reuniones para la designación de comisiones de análisis por parte de los Presidentes de Sala y Presidenta del Tribunal Fiscal se efectuarán ya sea coordinando mediante correo electrónico o por videoconferencia u otra forma de conferencia electrónica. El acta de la reunión será suscrita digitalmente o en forma física por los participantes.
6.2 Las reuniones de comisiones de análisis se efectuarán mediante reuniones por videoconferencia u otra forma de conferencia electrónica, o se coordinarán por correo electrónico. El acta será suscrita digitalmente o en forma física.
6.3 Como consecuencia de la emergencia sanitaria o mientras los vocales realicen trabajo remoto o mixto, a fin de adoptar Acuerdos de Sala Plena, los Vocales ingresarán al “Sistema de votación vía web” en el que emitirán su voto. Esto será de aplicación para los casos en los que se adoptará un criterio que será recogido en una resolución de observancia obligatoria, para los acuerdos referidos a los procedimientos que permitan el mejor desempeño de las funciones del Tribunal Fiscal y para la atención de abstenciones de vocales formuladas de oficio o a pedido de parte. En todos los casos se elaborará un informe que contenga el sustento de las propuestas sometidas a votación y que formará parte integrante del Acuerdo de Sala Plena.
6.4 En los casos de acuerdos referidos a los procedimientos que permitan el mejor desempeño de las funciones del Tribunal Fiscal y para la atención de abstenciones de vocales formuladas de oficio o a pedido de parte, el tiempo de votación será de cuatro (4) horas.
6.5 El Acuerdo de Sala Plena está contenido en el reporte que se emite a través del mencionado “Sistema de votación vía web”, el que contiene los nombres de los vocales que participaron de la votación, el sentido de su voto, el número de acuerdo que se adopta y la fecha. Dicho acuerdo es ejecutable por sí solo sin necesidad de elaborarse posteriormente un acta de suscripción. El citado acuerdo, contenido en el reporte del anotado sistema, se emitirá en formato PDF y será suscrito digitalmente. Asimismo, será publicado en la página web del Tribunal Fiscal conjuntamente con el informe en el que se sustenta.
VII. SUSPENSIÓN DEL PRIMER PÁRRAFO DEL ACUERDO CONTENIDO EN EL ACTA DE SALA PLENA N° 2004-14 EN EL CASO DE QUEJAS Y SOLICITUDES DE AMPLIACIÓN, ACLARACIÓN Y CORRECCIÓN QUE SE PRESENTEN POR LA MESA DE PARTES VITUAL Y QUE NO CONSTITUYAN ORIGINALES SUSCRITOS CON FIRMA DIGITAL.
7. Se suspende el primer párrafo del Acuerdo contenido en el Acta de Sala Plena N° 2004-14, de 2 de setiembre de 2004, hasta el 31 de diciembre de 2020, en el caso de quejas y solicitudes de ampliación, aclaración y corrección que se presenten por la mesa de partes virtual y que no constituyan originales suscritos con firma digital.
Primer párrafo del Acuerdo del Acta de Sala Plena N° 2004-14:
"No procede que el Tribunal Fiscal resuelva los recursos de apelación y queja así como las solicitudes de ampliación, corrección o aclaración tratándose de expedientes en los que sólo consta copia simple o certificada de los referidos recursos o solicitudes, con excepción de aquellos expedientes desglosados, modificados o reconstruidos, declarando nulo el concesorio de apelación en aquellos casos en que no obre en el expediente el referido original."
A continuación, el link para acceder al mencionado acuerdo de sala plena:
