Informe SUNAT: Conservación física de los documentos originales vinculados a asuntos tributarios
El 2 de julio pasado la SUNAT publicó el Informe Nro 023-2019-SUNAT/7T0000, en el que atendió la siguiente consulta:
"Con relación a la conservación física de los documentos originales vinculados a asuntos tributarios, se consulta si en el caso que dichos documentos hayan sido migrados a archivos digitales (microformas), el deudor tributario estará en la obligación de conservar tales originales a pesar que el tributo haya prescrito."
Al respecto, la Administración Tributaria dio respuesta a esta consulta señalando que:
"No existirá la obligación de conservar los originales de la documentación que haya sido migrada a archivos digitales (microformas), cuando esta se encuentre relacionada con tributos respecto de los cuales hubiere transcurrido el plazo de prescripción o más de cinco (5) años desde que se contó con dicha información, el que resulte mayor."
Este pronunciamiento se dio en el marco del siguiente análisis:
- El Num 7 Artí. 87° del Código Tributario: Los administrados están obligados a facilitar las labores de fiscalización y determinación que realice la SUNAT, incluidas aquellas labores que realice para prestar y solicitar asistencia administrativa mutua en materia tributaria y en especial deben, entre otros, almacenar, archivar y conservar los libros y registros, llevados de manera manual, mecanizada o electrónica, así como los documentos y antecedentes de las operaciones o situaciones que constituyan hechos susceptibles de generar obligaciones tributarias o que estén relacionadas con ellas, o que sustenten el cumplimiento de los procedimientos de debida diligencia que respalden las declaraciones juradas informativas para la asistencia administrativa mutua en materia tributaria o aquellos que contengan la información del beneficiario final, cinco (5) años o durante el plazo de prescripción del tributo, el que fuera mayor.
- Primer párrafo, Art. 8° del Decreto Legislativo N.° 681: Los medios portadores de las microformas, obtenidos con arreglo a lo dispuesto en dicha ley, sustituyen a los expedientes y documentos originales micrograbados en ellos, para todos los efectos legales. Añade dicho artículo, que siempre que las disposiciones legales exijan la conservación de documentos y archivos por cierto plazo o hasta un término señalado, se entiende que tal obligación puede cumplirse mediante el mantenimiento de los archivos de microformas obtenidos conforme a la referida ley.
- Art. 1° Ley N.° 28186: No podrán destruirse, aun cuando se hubieren conservado mediante microformas, de acuerdo al citado Decreto Legislativo N.° 681, y sus normas modificatorias, ampliatorias y reglamentarias, los originales de los documentos, información y antecedentes de las operaciones o situaciones que constituyan hechos generadores de obligaciones tributarias así como toda otra documentación relacionada con hechos que determinen tributación, mientras el tributo no esté prescrito.
En consecuencia, atendiendo a lo dispuesto en el numeral 7 del artículo 87° del Código Tributario, la Ley N.° 28186 contempla expresamente la obligación de conservar la documentación original vinculada a asuntos tributarios, aun cuando esta conste en microformas, en la medida que el tributo al que se refiera no esté prescrito; por tanto, no existirá la obligación de conservar los originales de la documentación que haya sido migrada a archivos digitales (microformas), cuando esta se encuentre relacionada con tributos respecto de los cuales hubiere transcurrido el plazo de prescripción o más de cinco (5) años desde que se contó con dicha información, el que resulte mayor.
