Servicios intragrupo: su empresa los cobra, los registra contablemente… pero ¿puede probar ante el fisco que existieron?

En muchas empresas, los servicios intragrupo se registran con absoluta normalidad: la matriz o una vinculada presta servicios administrativos, financieros, legales, comerciales, tecnológicos o de soporte; se emite la factura; se reconoce el gasto; se incluye la operación en el Reporte Local de Precios de Transferencia. Formalmente, todo parece estar en orden.

El problema surge cuando la Administración Tributaria formula la siguiente pregunta: ¿dónde está la evidencia de que el servicio realmente fue prestado y generó un beneficio para la empresa que pagó por él?

En precios de transferencia, muchas veces se piensa que la discusión central está en demostrar si el margen, la tasa o el precio se encuentran dentro de un rango de mercado. Sin embargo, antes de llegar a esa discusión existe una cuestión previa: probar que el servicio existió, que fue necesario y que aportó algo concreto al negocio.

Una factura, un contrato intercompany o una descripción genérica como “servicios administrativos”, “soporte corporativo” o “asistencia en gestión” pueden no ser documentos suficientes. En una fiscalización, la Administración no suele limitarse a revisar el contrato o la factura, sino que exige evidencia concreta de la prestación, trazabilidad del beneficio y razonabilidad del criterio de asignación del costo.

El problema que se observa con frecuencia en la práctica no está necesariamente en el precio. Está en que muchas empresas documentan bien la tasa (porcentaje o margen aplicado para cobrar el servicio intragrupo), pero documentan mal la existencia del servicio.

Lo que realmente se revisa en un servicio intragrupo

Las Directrices de Precios de Transferencia de la OCDE y la Ley del Impuesto a la Renta desarrollan esta idea mediante el denominado test de beneficio. Este criterio busca verificar si la entidad que pagó por el servicio recibió una ventaja económica o comercial que una empresa independiente habría estado dispuesta a pagar o desarrollar internamente.

Así, la pregunta es: ¿una empresa no vinculada habría pagado por ese mismo servicio en condiciones similares?

Si el supuesto servicio solo responde al interés del accionista (gastos personales), duplica funciones que la empresa usuaria ya realiza con su propio personal, beneficia principalmente a otra entidad del grupo (gastos de tercero) o consiste en una asignación global de costos sin evidencia concreta, el riesgo aumenta.

No es lo mismo pagar por un informe financiero específico, una asesoría legal especializada o un soporte tecnológico efectivamente utilizado o una estrategia comercial implementada, que aceptar un cargo mensual de la matriz bajo una descripción amplia y sin trazabilidad.

En el primer caso, hay una historia probatoria. En el segundo, puede haber solo una asignación interna de costos.

Qué significa probar que el servicio existió

Probar la existencia de un servicio significa poder reconstruir la operación con razonable claridad: qué se hizo, quién lo hizo, cuándo se hizo, para quién se hizo, cómo se calculó el cargo y qué beneficio recibió la empresa local.

Esa evidencia puede estar en correos de coordinación, reportes, presentaciones, tickets de soporte, accesos a plataformas, actas de reuniones, recomendaciones que fueron implementadas, cronogramas de trabajo, bitácoras de horas o informes técnicos.

Muchas veces esa evidencia existe, pero está dispersa en distintas áreas: finanzas, contabilidad, legal, tecnología, operaciones o gerencia. No obstante, el riesgo frente a la SUNAT puede surgir cuando el Reporte Local afirma que el servicio existió, pero la empresa no puede organizar oportunamente los documentos que lo demuestran.

Otro punto importante a revisar es la base de asignación de costos. Cuando un servicio se distribuye entre varias empresas del grupo mediante prorratas, drivers o llaves de reparto, no basta con decir que se aplicó un porcentaje. Hay que poder explicar por qué ese criterio refleja razonablemente el beneficio recibido por cada entidad.

Un reparto basado en ventas, número de empleados, volumen de operaciones, usuarios atendidos o transacciones procesadas puede ser razonable, siempre que tenga una lógica económica clara. Lo que no resulta útil es una fórmula genérica que nadie puede explicar cuando llega la fiscalización.

Una revisión necesaria antes de cerrar el Reporte Local

Antes de presentar el Reporte Local, el equipo financiero y tributario debería realizar una revisión puntual de cada servicio intragrupo incluido.

Primero, verificar si el contrato describe realmente el servicio o si solo contiene fórmulas generales que no ayudan a defender la operación.

Segundo, identificar si existen entregables o evidencia concreta: informes, correos, reportes, reuniones, accesos, tickets de soporte o recomendaciones implementadas.

Tercero, confirmar que el servicio no duplique funciones realizadas por personal de la empresa usuaria ni corresponda principalmente al interés del accionista (gastos personales) o de otra vinculada (gastos de terceros).

Cuarto, validar que la forma de cálculo del cargo y la base de distribución de costos tengan una lógica empresarial explicable.

Quinto, contrastar que el contrato, la factura, la contabilidad, la declaración jurada y el Reporte Local cuenten la misma historia.

No se trata de fabricar soportes ni de construir una realidad documental que no existe. Eso puede generar problemas mucho más serios. Se trata de ordenar la evidencia real que normalmente se produce en la operación diaria, pero que no siempre queda vinculada al sustento tributario.

Para los inversionistas, este punto también importa. Un servicio intragrupo mal sustentado no es solo un problema de cumplimiento. Puede convertirse en una contingencia que afecte resultados, provisiones, auditorías, valorizaciones y decisiones de gobierno corporativo.

En ese sentido, la pregunta que habría que plantearse es la siguiente: si SUNAT revisara mañana esa operación, ¿la empresa podría demostrar, con documentos y no solo con explicaciones, que el servicio existió, fue necesario y generó un beneficio real?

La respuesta a esa pregunta puede decir más sobre el nivel de exposición tributaria de la empresa que cualquier cuadro de un Reporte Local.

Porque en servicios intragrupo, cumplir formalmente no siempre significa estar preparado para defender la operación. Si al revisar sus servicios intragrupo identifica vacíos de sustento, inconsistencias documentales o dudas sobre la forma de presentar la operación en el Reporte Local, conviene atenderlas antes de la presentación.

En OLG Consultores podemos apoyarlos en la elaboración o revisión de su Reporte Local de Precios de Transferencia, así como absolver consultas sobre operaciones entre vinculadas que requieran una mirada especializada y preventiva.

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