En contabilidad, las operaciones se registran en el perÃodo en el que ocurren, siguiendo el principio contable del devengo. Además, en algunas circunstancias, por exigencia legal, fiscal o contable, se realizan ajustes o se registran los efectos de operaciones de periodos anteriores que fueron omitidos cuando ocurrieron, con el fin de reflejar con precisión la situación financiera de la empresa.
No obstante, se ha observado que en el libro caja y bancos, asà como en el libro de inventarios y balances, ambos llevados de manera electrónica, es posible presentar el registro de operaciones que ocurrieron en periodos anteriores a la fecha en que se decidió llevarlos de manera electrónica. Por ejemplo, si se decide llevar estos libros electrónicos a partir de septiembre de 2023, el sistema permite también presentar el registro de operaciones ocurridos entre enero y agosto 2023 (para caja y bancos) o en diciembre 2022 (para inventarios y balances), según corresponda.
¿Qué pasarÃa en esta circunstancia? Multas a Generadores de Libros Electrónicos
La Resolución de Superintendencia (RS) 286-2009/SUNAT establece las empresas que deberán llevar determinados libros y registros contables de forma electrónica. No obstante, aún tendrán la obligación de llevar los otros libros contables de la contabilidad completa de manera manual o en hojas sueltas o continuas, conforme lo exige la RS 234-2006/SUNAT. Sin perjuicio de ello, la norma da la opción de que estos generadores de libros electrónicos, pueden llevar de manera electrónica los otros libros contables de la contabilidad completa.
La norma también precisa que, en el caso de las empresas que se afilien a los libros electrónicos o, teniendo la condición de generadores de libros electrónicos, decidan llevar de manera electrónica los otros libros contables de la contabilidad completa, deberán registrar sus operaciones en ellos a partir del mes de la afiliación o en el mes de la emisión de la primera constancia de recepción de los correspondientes libros electrónicos.
Asimismo, se dispone que éstos deberán cerrar los respectivos libros o registros llevados de manera manual o en hojas sueltas o continuas, y registrar lo que corresponda anotar en el mes anterior al de su afiliación al Sistema o en el mes anterior a aquel respecto del cual se emita la primera constancia de recepción o, en el ejercicio precedente a aquel respecto del cual se emite la referida constancia, según sea el caso.
Considerando lo anterior ¿qué pasarÃa si un generador de libros electrónicos que lleva de forma obligatoria los registros de compras y ventas decide llevar voluntariamente de manera electrónica el libro caja y bancos y el libro de inventarios y balances, y anota operaciones de periodos anteriores al periodo en que se emitieron las primeras constancias de recepción de dichos libros contables?
En primer término, se habrÃa incurrido en la infracción prevista en el numeral 2 del artÃculo 175 del Código Tributario (CT), la cual prevé la infracción por llevar los libros o registros contables sin observar la forma y condiciones exigidas por las normas tributarias, pues en este escenario el registro de las operaciones de periodos anteriores se tendrÃa que haber realizado de forma manual o en hojas sueltas o continuas.
Esta infracción se sanciona con una multa por cada perÃodo mensual o anual, del 0.3% de los ingresos netos del ejercicio anterior al que fue detectado. A esta multa le resulta aplicable los descuentos previstos en el régimen de gradualidad, siempre que se cumplan los requisitos de subsanación y de oportunidad de pago de la multa descontada.
En segundo término, se habrÃa incurrido en la infracción prevista en el numeral 5 del artÃculo 175 del CT, por llevar con atraso mayor al permitido, los libros de contabilidad llevados de forma manual o en hojas sueltas o continuas. La multa por esta infracción asciende al 0.3% de los ingresos netos del ejercicio anterior al que fue detectado. Cabe precisar que, a esta infracción le resulta aplicable los descuentos previstos en el régimen de gradualidad, siempre que se cumplan los requisitos de subsanación y de oportunidad pago de la multa descontada.
En consecuencia, si su empresa o en la empresa en donde trabaja se encuentra en una circunstancia similar, por diversos motivos, tal como, por ahorro de tiempo y dinero en la legalización o en la multa por atraso de libros contables, nuestra recomendación es subsanar inmediatamente estas infracciones, pues, además de ser sancionadas con multas onerosas, se aplican por cada periodo tributario mensual o anual, según corresponda al tipo de libro o registro contable.
