Hace unos días nos consultaron si la representación impresa de las facturas electrónicas respalda el uso del crédito fiscal para efectos del IGV y si sustentan el costo o gasto para efectos del Impuesto a la Renta, ya que los proveedores (Emisores Electrónicos) de esta empresa sólo les entregaban dichos papeles como constancia de las facturas electrónicas que les emitían.
Al respecto, debemos mencionar que la regulación del Sistema de Emisión Electrónica (SEE) desde los Sistemas del Contribuyente, establece que el Emisor Electrónico envía y/o entrega la factura electrónica a sus clientes (receptores) en formato electrónico (XML) a través de una página web, correo electrónico, servicio web, entre otros; y a la vez -o posteriormente- envía un ejemplar a la SUNAT (dentro del plazo máximo de 7 días calendario desde su generación) a efectos de que ésta verifique el cumplimiento de las validaciones, para lo cual la SUNAT remitirá la Constancia de Recepción (CDR) aceptándola o rechazando la factura electrónica.
Asimismo, dichas disposiciones establecieron que el Emisor Electrónico deberá poner a disposición de sus clientes, una opción de consulta de las facturas que hubiera emitido, a través de una página web, por un periodo no menor a 1 año; y que son obligaciones del Receptor de las Facturas Electrónicas, el conservar el archivo digital de las Facturas Electrónicas que le han sido otorgadas o entregadas a través de los medios electrónicos utilizados por el Emisor Electrónico.
Teniendo en cuenta lo anterior, el Reglamento de la Ley del IGV establece textualmente lo siguiente: “Tratándose de comprobantes de pago electrónicos el derecho al crédito fiscal se ejercerá con un ejemplar del mismo, salvo en aquellos casos en que las normas sobre la materia dispongan que lo que se otorgue al adquirente o usuario sea su representación impresa, en cuyo caso el crédito fiscal se ejercerá con ésta última (…)”.
Cabe precisar que las disposiciones sobre el SEE desde los sistemas del contribuyente, establecen que se entenderá otorgada el comprobante de pago electrónico con la entrega de su representación impresa, sólo en aquellos casos en que corresponda emitir una boleta de venta electrónica o una factura electrónica por una operación de exportación, salvo que el Receptor solicite que se le entregue el respectivo comprobante por medios electrónicos.
Por su parte, el segundo y tercer párrafo del artículo 20° de la Ley del Impuesto a la Renta (LIR) establece que el costo computable deberá ser debidamente sustentado con comprobantes de pago; y el primer párrafo del inciso j) del artículo 44° de la LIR establece que los gastos cuya documentación sustentatoria no cumpla con los requisitos y características mínimas establecidos por el Reglamento de Comprobantes de Pago , no son deducibles para la determinación de la renta imponible de tercera categoría (cabe indicar que dicho Reglamento también regula la emisión de comprobantes de pago electrónicos).
En ese sentido, tal y como se puede observar de las disposiciones antes mencionadas con respecto a los documentos que sustentan el uso del crédito fiscal del IGV y respecto a la deducción del costo o gasto para efectos del Impuesto a la Renta, las empresas que reciban (Receptores) facturas electrónicas deberán conservar los formatos digitales (Formato XML) en el que les fue entregada -por medios electrónicos- por sus proveedores, o generarlas desde la página web que las pone a disposición el Emisor Electrónico.
Es importante indicar, que la validación de la factura electrónica por parte de SUNAT resulta ser de gran importancia, pues si el Emisor Electrónico entrega primero la factura electrónica al cliente y posteriormente se la envía a la SUNAT para su validación, pero ésta -a través del CDR- la considera rechazada, la factura electrónica entregada al cliente no tendrá validez tributaria, por lo que se sugiere verificar la validez de la factura electrónica a través del Sistema de Operaciones en Línea de SUNAT, el cual se puede acceder Con Clave SOL o Sin Clave SOL, pues si el Receptor verifica que su factura electrónica no tiene validez, entonces podrá exigir al Emisor Electrónico que emita una nueva factura electrónica subsanando las omisiones o errores que fueron motivo del rechazo de dicha comprobante de pago.
En conclusión, la representación impresa de las facturas electrónicas no respaldan el uso del crédito fiscal, ni la deducción del costo o gasto para efectos del Impuesto a la Renta, por lo que se sugiere conservar los formatos digitales de las facturas electrónicas (Formato XML) que les hayan sido emitidas y entregadas -por medios electrónicos- por sus proveedores, o generarlas desde la página web que las pone a disposición el Emisor Electrónico; asimismo, se sugiere verificar la validez de la factura electrónica emitida a través del Sistema de Operaciones en Línea de la SUNAT, a efectos de asegurarse la validez tributaria de la factura electrónica emitida y entregada.
